Privatlivspolitik for Fastaval
Gældende for hjemmeside, tilmeldingssystem og mobilapplikation (iOS/Android)
Senest opdateret: Januar 2026
1. Introduktion og Dataansvar
Velkommen til Fastaval. Vi tager beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Foreningen Alea indsamler, behandler og beskytter dine data, når du besøger fastaval.dk, tilmelder dig kongressen, eller benytter vores officielle Fastaval App.
Som arrangør af Fastaval er vi dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager fra dig.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:
Forening: Alea
CVR-nr.: 32693946
Adresse: C/O Andreas Ravn Skovse, Fjældevænget 72, 2. tv
E-mail: info@fastaval.dk / alea@fastaval.dk
2. Hvilke oplysninger indsamler vi?
Vi indsamler kun oplysninger, der er nødvendige for at planlægge og afvikle Fastaval, overholde lovgivningen samt give dig den bedste deltageroplevelse.
2.1 Oplysninger du selv afgiver (Tilmelding og Profil)
Når du opretter en profil og tilmelder dig Fastaval, behandler vi følgende:
Stamoplysninger: Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdato og køn.
Deltagerdata: Dine valg af aktiviteter (rollespil, brætspil, workshops), overnatningsvalg, holdtilknytning og køb af merchandise.
Følsomme oplysninger (Helbredsdata): Oplysninger om allergier eller diæter. Disse indhentes udelukkende baseret på dit eksplicitte samtykke for at kunne levere korrekt forplejning og slettes efter kongressens afslutning.
Billeder: Hvis du uploader et profilbillede til appen eller systemet.
2.2 Oplysninger indsamlet automatisk (App og Hjemmeside)
Når du bruger Fastaval Appen (iOS/Android) eller vores hjemmeside, kan vi indsamle:
Tekniske data: IP-adresse, enhedstype (f.eks. iPhone eller Android-version), app-version og styresystem.
Brugsdata: Oplysninger om hvilke programsider du besøger, og hvilken telefon du har tilknyttet dit login. Dette bruges til at forbedre appens stabilitet og lave generel statistik og for at kunne levere notifikationer om dit program eller generelt til beskeder fra Fastaval.
3. App-specifikke Tilladelser (Permissions)
For at levere specifikke funktioner i Fastaval Appen, kan vi anmode om adgang til funktioner på din enhed. Du kan til enhver tid ændre disse tilladelser i din telefons indstillinger.
| Tilladelse (Permission) | Formål og Anvendelse |
| Kamera (Camera) | Bruges til at scanne QR-koder (f.eks. ved aktiviteter eller informationspunkter). Billeddata behandles lokalt på din telefon og sendes ikke til vores servere. |
| Lokation (Location) | Bruges til at vise din position på kortet over Fastaval-området (f.eks. Mariagerfjord Gymnasium/Hobro Idrætscenter), så du kan finde vej. Vi gemmer ikke din historik. |
| Notifikationer | Bruges til at sende dig vigtige beskeder under kongressen (f.eks. programændringer, madtider eller beredskabsmeddelelser). |
| Lagerplads (Storage) | Bruges til midlertidigt at gemme programdata og kort, så appen virker offline. |
4. Formål og Retsgrundlag
Vi behandler dine data baseret på følgende juridiske grundlag i EU Persondataforordningen (GDPR):
Opfyldelse af kontrakt (Artikel 6, stk. 1, litra b):
Nødvendigt for at administrere din tilmelding, levere billetter, tildele sovepladser og sikre, at du får den mad og de varer, du har købt.
Retlig forpligtelse (Artikel 6, stk. 1, litra c):
Overholdelse af Bogføringsloven (opbevaring af betalingstransaktioner i 5 år).
Overholdelse af brandmyndighedernes krav om lister over overnattende gæster (deltagerlister pr. sovesal).
Legitim interesse (Artikel 6, stk. 1, litra f):
Brug af statistik til at evaluere og forbedre Fastaval.
Opretholdelse af sikkerhed og tryghed under arrangementet (Tryghedsværter).
Samtykke (Artikel 6, stk. 1, litra a & Artikel 9, stk. 2, litra a):
Behandling af oplysninger om allergier/diæter.
Offentliggørelse af dit navn på deltagerlister (hvis du har tilvalgt dette).
5. Videregivelse af Oplysninger
Vi behandler dine data fortroligt. Vi videregiver kun data til tredjeparter, når det er strengt nødvendigt for driften:
Databehandlere: IT-leverandører, der hoster vores systemer (f.eks. webhotel, app-backend).
Betalingsudbydere: Nets modtager betalingsdata for at gennemføre transaktioner. Vi opbevarer ikke dine kortoplysninger selv.
Myndigheder: Brandvæsen og politi, hvis det er påkrævet ved lov (f.eks. evakueringslister).
6. Opbevaring og Sletning
Deltagerdata: Slettes løbende når formålet ophører. Oplysninger om diæter slettes umiddelbart efter kongressens afslutning.
Regnskabsbilag: Gemmes i 5 år plus indeværende år jf. Bogføringsloven.
App-konto: Du kan til enhver tid anmode om sletning af din tilknytning til vores system via din telefon, ved at kontakte os. Ved sletning anonymiseres dine data, så de ikke længere kan henføres til dig.
7. Dine Rettigheder
Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger vi har om dig, at få rettet fejl, og i visse tilfælde at få slettet dine data (“retten til at blive glemt”). Du kan også trække et givet samtykke tilbage.
Henvendelser vedrørende dine data skal ske til: info@fastaval.dk
